Notre méthode pour organiser un événement d'entreprise ou un mariage
Une organisation fluide, humaine
et sur mesure pour vos événements.
Concevoir des événements qui ont du sens
Organiser un événement, ce n’est pas seulement réserver un lieu, choisir un traiteur et envoyer des invitations.
C’est créer un moment.
Un moment qui rassemble.
Un moment qui marque.
Un moment dont on se souvient longtemps.
Chaque projet commence par une question simple :
Qu’avez-vous envie de faire vivre à vos invités ?
Parce qu’un séminaire, un mariage ou une soirée d’entreprise n’est jamais seulement un événement.
C’est une histoire à construire.
La méthode présentée ici est celle de Viv’Event, agence événementielle engagée à La Rochelle.
Viv’Event accompagne les entreprises et les particuliers pour l’organisation d’événements en Charente-Maritime, notamment à La Rochelle, sur l’Île de Ré, l’Île d’Oléron et à Niort.
Derrière la méthode, il y a l’équipe Viv’Event, ses valeurs et son ancrage local.
Les 5 étapes de la méthode Viv'Event
Premier échange pour comprendre votre projet, vos objectifs et l’expérience que vous souhaitez créer.
Nous imaginons l’événement : lieu, ambiance, déroulé et premières idées créatives.
Sélection des prestataires, construction du programme et coordination logistique.
Coordination complète de l’événement pour que vous profitiez pleinement du moment.
Retour d’expérience et partage des moments marquants.
1. Chaque événement commence par une rencontre
Avant de parler de logistique, j’aime prendre le temps de comprendre.
Qui vous êtes.
Ce que vous voulez transmettre.
Pourquoi cet événement est important pour vous.
Nous échangeons lors d’une première visio d’environ 30 à 40 minutes.
Ce moment permet d’imaginer les premières pistes :
l’ambiance
le format
le lieu
le rythme de l’événement
Et parfois, dès ce premier échange, certaines idées commencent déjà à prendre forme.
2. Imaginer un événement qui vous ressemble
Après notre échange, je vous adresse une proposition écrite.
Vous y retrouvez :
ma vision du projet
les premières idées
une proposition d’accompagnement
un devis
Chaque événement étant unique, je ne travaille jamais avec des formules toutes faites.
Chaque projet est pensé en fonction :
de vos objectifs
de votre univers
de vos invités
de l’expérience que vous souhaitez créer.
3. Construire l’événement, étape par étape
Une fois la collaboration lancée, nous entrons dans la phase de création.
C’est là que le projet prend réellement forme.
Selon les besoins, je vous accompagne pour :
trouver le lieu idéal
sélectionner les prestataires
imaginer l’ambiance et la scénographie
construire le programme
structurer le budget
coordonner l’ensemble des intervenants
Tout cela se construit progressivement, grâce à un rétroplanning clair et des rendez-vous réguliers.
Mon rôle est de vous guider, de vous conseiller et de vous permettre d’avancer sereinement.
4. Le jour J : orchestrer l’événement
Le jour de l’événement, tout doit sembler simple.
Fluide.
Naturel.
Évident.
Pour y parvenir, chaque détail a été préparé en amont.
Je coordonne :
les prestataires
les installations
le timing
les imprévus éventuels
Pendant ce temps, vous pouvez simplement vivre votre événement et profiter de vos invités.
Exemple concret de notre méthode : le séminaire Pierres & Eau, conçu en six semaines.
5. Après l’événement, prendre le temps de regarder ce qui s’est passé
Un événement ne se termine pas lorsque les lumières s’éteignent.
Nous prenons toujours un moment pour échanger.
Pour recueillir les impressions.
Pour analyser ce qui a marqué les participants.
Pour réfléchir à la suite.
Certains projets deviennent même des rendez-vous qui se répètent d’année en année, avec à chaque fois une nouvelle histoire à écrire.
Envie d’en discuter ? Réservez un temps pour parler de votre projet.
Ils ont fait confiance à Viv'Event
Entreprises, associations et particuliers nous confient l’organisation de leurs événements depuis plusieurs années.
Côté wedding planner à La Rochelle pour événements privés, la méthode garde la même structure.
Quel budget prévoir pour organiser un événement ?
La plupart des événements que nous organisons se situent entre 5 000 € et 30 000 € selon leur format.
Viv’Event ne « vend » pas un événement clé en main.
Nous imaginons une expérience qui vous ressemble.
Le budget d’un événement dépend de plusieurs facteurs : le nombre de participants, le lieu choisi, la durée, les prestations et le niveau d’expérience souhaité.
Voici quelques exemples de budgets observés pour les événements que Viv’Event organise le plus souvent.
Cette méthode s’applique à nos séminaires d’entreprise à La Rochelle comme à nos autres formats.
Séminaire et team building
Exemple :
30 à 60 participants
1 journée ou 2 jours / 1 nuit
activités de cohésion
Budget global événement :
à partir de 5 000 €
Accompagnement Viv’Event :
à partir de 1 000 € HT
Soirée d'entreprise
Exemple :
100 à 600 invités
soirée clients ou anniversaire d’entreprise ou présentation produits
Budget global événement :
10 000 € à 25 000 €
Accompagnement Viv’Event :
à partir de 2 000 € HT
Mariage - évènement privé
Exemple :
80 à 120 invités
coordination complète
Budget global événement :
20 000 € à 80 000 €
Accompagnement Viv’Event :
à partir de 3 500 €
Quel budget prévoir pour organiser un événement ?
Le coût d’un événement varie selon le format et les prestations choisies.
Un séminaire d’entreprise peut commencer autour de 5 000 €, tandis qu’une soirée corporate ou un mariage peut atteindre plusieurs dizaines de milliers d’euros selon le lieu, la scénographie et les prestataires sélectionnés.
Chaque projet fait l’objet d’une proposition personnalisée afin de construire un événement cohérent avec vos objectifs et votre budget.
Questions fréquentes sur le budget d’un événement
Pourquoi faire appel à une agence événementielle ?
Faire appel à une agence événementielle permet de bénéficier d’un accompagnement professionnel pour concevoir, organiser et coordonner un événement.
L’agence sélectionne les prestataires, gère la logistique et garantit le bon déroulement de l’événement.
Combien coûte l’organisation d’un séminaire ?
Le budget dépend du nombre de participants, du lieu et des activités proposées.
Un séminaire d’entreprise commence généralement autour de 5 000 €, hors transport et hébergement.
Quel est le prix d’un wedding planner ?
L’accompagnement d’un wedding planner varie selon le niveau de prestation.
Chez Viv’Event, l’organisation complète d’un mariage commence à partir de 3 500 €.
Quel budget prévoir pour une soirée d’entreprise ?
Une soirée d’entreprise peut coûter entre 10 000 € et 25 000 € selon le lieu, le traiteur, les animations et la scénographie.
Une méthode qui s’adapte à chaque projet
La méthode Viv’Event accompagne différents types d’événements :
Chaque projet est différent.
Mais l’objectif reste toujours le même :
créer un moment qui a du sens pour vous et pour vos invités.
L’objectif reste le même
👉 vous libérer de la charge mentale, tout en respectant vos choix.
Organisation d’événements en Charente-Maritime
Viv’Event accompagne les entreprises et les particuliers pour l’organisation d’événements en Charente-Maritime, notamment à La Rochelle, sur l’Île de Ré, l’Île d’Oléron et à Niort.
L’agence conçoit des séminaires, soirées d’entreprise, team building et mariages sur mesure dans toute la région et au-delà.
Derrière chaque événement réussi, il y a une idée, une énergie et une organisation précise.
C’est exactement ce que Viv’Event met en place pour chaque projet.
Et si nous imaginions votre événement ensemble ?
Le plus simple est souvent d’en parler.
Vous vivez l’événement. Je veille à ce que tout se déroule parfaitement.